| 会社名 | 株式会社ナレッジラーニング |
|---|---|
| 住所 | 東京都千代田区丸の内一丁目8番3号丸の内トラストタワー本館20階（東京本社） |
スクール運営においては、スケジュール管理や会員とのコミュニケーション、会費・月謝の請求などやることは山積みです。そのようなときに頼りになるのが、スクール管理システムです。本記事では数あるスクール管理システムの中から「wagaco（わがこ）」をピックアップして紹介するので、システム選びの参考にしてください。
3つの主軸機能でスクールの管理・運営を支える
wagacoは「スケジュール管理」「コミュニケーション」「お支払い関連」という3つの主軸機能を通じて、スクール運営全体を包括的にサポートするスクール管理システムです。ここでは、スクール運営を支える3つの機能をご紹介します。
スケジュール管理機能
授業・レッスンのスケジュール管理機能では、先生の予定や教室の空き状況をコマ割り形式で可視化します。これにより、複雑になりがちなコマ組や振替対応の負担を大幅に削減できます。
教科や担当講師、予約可能人数など、予約に関する条件を細かく設定できるため、スクールごとの運営ルールにも柔軟に対応可能です。塾側があらかじめコマを組む運用はもちろん、空いているコマを公開して生徒側から予約を受け付けるなど、さまざまなスタイルを選択できます。
操作画面もシンプルでわかりやすく、ITに不慣れな方でも扱いやすい設計となっています。また「すべてのレッスンを都度予約制にしたい」「特定の面談時のみ予約機能を使いたい」といったニーズにも対応でき、画一的ではない点も評価できるポイントです。
コミュニケーション機能
生徒・保護者とのコミュニケーション機能では、日常的な連絡や情報共有を一元管理できる仕組みが整っています。グループ単位で一斉にお知らせを配信できるメッセージ機能と、個別のやり取りが可能なチャット機能を備えており、用途に応じて使い分けができます。
さらに、生徒の入退室情報がリアルタイムで保護者のアプリに通知されるため、安全面への配慮としても有効です。専用カードや特別な機器を用意する必要がなく、余計なコストをかけずに導入できる点も、スクール側にとっては大きなメリットといえます。先生と保護者のやり取りが可視化されることで、連絡の行き違いや対応漏れを防ぎやすくなる点も、運営面で安心材料となります。
お支払い関連機能
お支払い関連機能では、請求書の発行から入金管理までをwagaco内で完結できる仕組みが提供されています。テンプレートを活用することで、毎月の月謝や教材費の請求書を自動作成でき、作成した請求書はそのまま保護者のアプリへ配信されます。スクール側では、入金状況を「入金済み」「未入金」といった形で一目で把握でき、管理の手間を軽減可能です。
さらに、クレジットカード決済と連携すれば、請求から入金確認までの一連の作業を自動化でき、事務作業の工数をほぼゼロに近づけることも可能です。未納者への一斉連絡機能や初期費用・月額固定費用が不要な点、決済手数料が比較的抑えられている点も、導入を検討する際の判断材料となるでしょう。
業務効率アップのための機能を多数搭載
塾やスクールの運営現場では、指導そのものに加えて、報告書作成や生徒情報の管理、複数拠点の把握など、管理業務の負担が大きくなりがちです。wagacoは、こうした日常業務を効率化するための機能を多数備え、管理者・講師・保護者それぞれの立場に配慮して設計されています。
指導報告書や授業日報の作成機能では、定型文や選択式入力を活用できるため、これまで時間のかかっていた作業を大幅に短縮できます。予約カレンダーと連動して報告書を作成できる点も特徴で、現場の声をもとに「使いやすさ」を追求したツールです。業務時間を削減できることで、講師は生徒への指導やフォローにより多くの時間を割けるようになり、残業削減にもつながります。
生徒情報の管理面では、指導報告書や成績、予約状況、個人情報など、生徒に関するあらゆるデータを一元管理できます。クラス単位で入力した情報も自動的に個別ページへ反映されるため、管理の手間がかかりません。オンライン管理のため書類保管の負担がなく、必要な情報を直感的に確認・出力できる点も評価されています。
また、ひとつのIDで複数店舗や拠点を管理できる機能も備えており、拠点数が多い塾でもスムーズな運営が可能です。スタッフごとに操作権限を設定できるため、業務内容に応じた安全な管理体制を構築できます。
まとめ
wagaco（わがこ）は、塾・スクール運営に欠かせない「スケジュール管理」「コミュニケーション」「お支払い管理」という3つの主軸機能を中心に、日々の煩雑な業務をまとめて支援するスクール管理システムです。コマ組や振替対応を効率化できる柔軟な予約管理、生徒・保護者との連絡を一元化できるコミュニケーション機能、請求から入金管理までを自動化できる支払い機能など、現場の負担を減らす工夫が随所に盛り込まれています。さらに、指導報告書や生徒情報の一括管理、複数拠点の管理といった業務効率化機能も充実しており、管理者・講師・保護者のすべてにとって使いやすい設計が特徴です。事務作業に追われがちなスクール運営において、本来注力すべき「指導」や「生徒対応」に時間を割ける環境を整えたい方にとって、wagacoは有力な選択肢といえます。
