おすすめのスクール管理システムを紹介します！

スクール管理システムの基礎知識

スクール運営で上手に活用したいスクール管理システムですが、実際にどのようなものであるかよく知らないという方もいるのではないでしょうか。そんな方のために、ここではスクール管理システムの基礎知識をご紹介します。

スクール管理システムとは

スクール管理システムは、教育機関やフィットネスジム、習い事教室などの運営をサポートするためのツールです。出席管理や生徒情報の管理、スケジュール調整、月謝の管理などを一元化し、業務の負担を軽減します。これにより、管理業務をスムーズに進めながら、スタッフは本来の教育活動やサービス提供に集中できるようになります。

従来のスクール運営では、紙やExcelを用いたアナログな管理が主流であり、業務の煩雑さやミスのリスクが課題となっていました。しかし、スクール管理システムの導入により、これらの業務がシステム上で簡単に処理できるようになります。たとえば、生徒の月謝管理や授業のスケジュール調整などもオンラインで対応できるため、手間を大幅に削減できるでしょう。

また、スクール管理システムには、保護者とのコミュニケーションを円滑にする機能も備わっており、コミュニケーション不足によって起こる退会などを防いでくれる可能性もあるでしょう。さらに、オンライン決済機能を搭載したシステムも多く、月謝の支払い漏れを防ぎながら、手作業での請求処理の負担を軽減してくれるのです。

現在、さまざまなタイプのスクール管理システムが登場しており、多機能なシステムも数多く存在しています。それぞれの特徴や強みを理解し、スクールの規模や業態に適したシステムを選択することが重要です。

スクール運営の効率化を実現

スクール管理システムを導入することで、スクール運営を効率化できることは間違いありません。会員の出欠管理や月謝の管理が一元化・自動化されることで、毎回手動で記録する必要がなくなり、運営側も状況を把握しやすくなります。またスケジュールの管理なども行えることから、講師の負担が軽減し、本来の業務である授業に集中して取り組むことができるでしょう。

スクール管理システム導入のメリット

スクール管理システムを導入することで、スクール運営におけるさまざまな業務が効率化され、管理の負担が軽減されます。ここでは、スクール管理システムを導入することによる、具体的なメリットをいくつかご紹介します。

生徒管理の効率化

スクール管理システムを導入することで、生徒情報を一元管理できるというメリットがあります。これまで個別のシステムやExcelシートで管理していた出欠情報や成績、連絡先を統合することで、情報の重複や転記ミスなどを防ぐことができるでしょう。また、生徒ごとの進捗状況を簡単に把握できることから、適切な指導やサポートが可能になります。

とくに個別塾などひとりひとりの進捗が異なるケースや、理解度を把握する必要があるケースでは、生徒情報を適切に管理できることから、講師が指導する内容も決めやすく必要な教材を把握しやすくなるでしょう。さらに生徒についてしっかりと管理ができていると、保護者からの問い合わせにも迅速かつ正確に対応できるため、信頼関係の構築にもつながるはずです。とくに、多くの生徒を抱えるスクールでは、スクール管理システムの導入により管理業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。

運営業務の効率化

スクール管理システムを活用することで、授業スケジュールの管理やチケット・回数券の発行、教室の予約状況の管理がスムーズに行えます。従来は手作業で行っていた業務をシステム化することで、業務の正確性が向上し、人的ミスのリスクも低減します。

さらにデータの一元管理により、利用状況を分析したりそれに基づいた戦略を立てたりすることもできるようになり、スクール全体の運営効率を高めることが可能になります。このように運営業務の自動化が進むことで、スクール経営者や管理者は、運営のための重要な業務に集中できる環境を整えられるのです。

事務業務の効率化

毎月の月謝の請求や入金の管理は、スクール運営にとって重要な業務ですが、同時に手間や負担の大きな業務でもあります。とくに学習塾などでは期別講座やテスト対策、受験対策などのさまざまなオプションがあるため、繁忙期になると請求や収納管理が複雑になり、事務業務にかかる時間が長時間化することも珍しくありません。

スクール管理システムには、月謝や授業料の請求や収納管理などの事務業務を自動化する機能が備わっています。オンライン決済機能が利用できるシステムであれば、未払いの発生を防ぎ、収益管理をスムーズに行うことが可能になります。もちろんスタッフの労働時間短縮やミス防止にも役立つため、請求関連以外の大切な業務にもしっかりと時間をかけられるようになるでしょう。

情報共有・コミュニケーション向上

スクール管理システムには、生徒・保護者とのコミュニケーションを円滑にする機能が備わっていることがほとんどです。たとえば、連絡事項の一斉送信や個別メッセージの送受信なども可能なシステムが多く、最新の情報を適切にやり取りすることができるのです。

連絡が取りやすい状態になることで、コミュニケーションの向上にも繋がり、生徒や会員からの意見を聞きやすくなるというメリットがあります。これらの意見を運営にうまく反映させていくことができれば、満足度向上や継続率アップにつながる可能性もあるでしょう。

スクール管理システムの主な機能

スクール管理システムには、スクール運営を効率化するためにさまざまな機能が備わっています。各システムごとに機能は異なりますが、ここでは代表的な機能をいくつかご紹介します。

会員データ管理

会員データ管理は、生徒情報を一元管理できる機能です。会員情報の登録や編集を行うことができ、氏名や連絡先、入退会履歴、学習進捗などをデータベース化し、管理者が誰でも検索・更新ができるようになります。

システムのなかには家族や兄弟などの紐づけができるものなどもあり、効率的な会員管理に役立てることができるでしょう。また、生徒ごとの学習状況を把握しやすくなり、適切な指導やサポートを行うことも可能になります。

日程・スケジュール管理

授業や講座のスケジュールを管理したり、予約や出欠・振替管理などを行える機能も備わっています。生徒側がオンラインで予約や変更を行いシステムに自動連携できるタイプであれば、スタッフが電話対応する手間を軽減し、さらにダブルブッキングなどの人的ミスを防ぐこともできます。

またスクール側からもレッスンスケジュールの管理や休講日、休館日などの登録もできるシステムであれば、お知らせの手間も省くことができるでしょう。

金銭面の管理

スクール管理システムには、月謝や授業料の請求・収納管理を自動化する機能もあります。オンライン決済に対応しているシステムも多く、オンライン上で入会手続きやクレジットカード・銀行口座の登録などができるため登録の手間を軽減してくれます。

もちろん、請求や収納の履歴もシステム上で確認できるため、支払い漏れを防ぎながら効率的に収益管理を行うことができるでしょう。また、これらのデータを把握することで、今後の経営の方向性を決定したりすることにも役立ちます。

連絡・メッセージ配信

受講生や生徒・保護者への連絡を効率的に行うための、連絡・メッセージ配信機能もあります。通知の一斉送信や個別メッセージの送受信、スケジュール確認などができるため、利便性の向上に加えてコミュニケーションの効率化を叶えることができるでしょう。

また、アンケート配信などができるシステムもあるので、スクールのサービス向上や改善のためにさまざまな意見を募ることも可能です。これらを上手に活用することで、受講生や保護者の満足度向上を実現できるでしょう。

あなたがスクール管理システム導入時に重視したいポイントは？Webアンケートで調査！

ここまで、スクール管理システムの基礎知識や導入のメリット、そして主な機能について解説してきました。それでは、これからスクール管理システムの導入を検討している方たちは、どのようなシステムを求めているのでしょうか？

本サイトでは”スクール管理システム導入時に重視したいポイント”をテーマにした、スクール・企業担当者対象のWebアンケートを実施。その結果をもとに、多くの方がスクール管理システムを選ぶ際の基準としている項目について紹介していきます。

上記のグラフの通り、第1位は「コストパフォーマンス」でした。コストといってもいろいろありますが、スクール管理システム導入のうえで特に重要となってくるのは初期費用とランニングコストでしょうか。

はじめてスクール管理システムを導入するのであれば、初期費用がかからないシステムを選ぶことで、ハードルは大きく下がるのではじめやすくなるでしょう。また、定額料金のシステムであれば、毎月の支出が安定するのでおすすめです。

第2位は「サポート体制」でした。導入前のセッティングやプラン提案、導入後のアフターフォローなどのサポート体制についても、各システム提供会社で大きく違いがあります。そのため、しっかりとした有人サポート体制が整っている会社を選べると安心でしょう。

第3位は「情報セキュリティ体制」でした。スクールの運営では、生徒または保護者などの個人情報を扱うことが多いため、セキュリティについて気にされている方も多いようですね。

第4位には、同率で3項目が並んでいるため、順に紹介していきます。

まずは「システムの操作性・自由度」です。基本的に管理システムは担当者だけでなく、スタッフや生徒・保護者が実際に使用する機会もあるでしょう。そのため、なるべく簡単な操作で扱えるシステムだと安心ですね。

次に「豊富な機能」が選ばれています。機能の種類も大切ですが、まずは何よりも自分のスクールに合った機能が搭載されているシステムなのか、しっかりと確認することが重要です。

最後に、こちらも大切な「導入実績」です。多くの方が導入数を気にされると思いますが、それだけではなく自分のスクールと同じ業界・業種での導入事例があるかをチェックしておくことも大事です。また、幅広くさまざまな実績を持つ会社であれば、知見やノウハウを活かした提案が期待できるかもしれません。

以上がWebアンケートの結果と簡単な解説になります。次の見出しからは、スクール管理システム選びのポイントや、導入時に知っておきたいことなどをお伝えしていきます。ぜひあなたの教室や会社に合った、スクール管理システム選びの参考にしていただけると幸いです。

スクール管理システム選びのポイント

スクール管理システムを導入する際には、自社のニーズに適したシステムを選定することが重要です。ここでは、スクール管理システムを選ぶ際にチェックしておきたいポイントをご紹介します。

豊富な機能

スクール管理システムを選ぶ際には、会員管理・スケジュール管理・決済機能・コミュニケーション機能など、豊富な機能が備わっている物を選ぶのがおすすめです。機能が充実していると、管理や運営の効率化を図ることができ、これまでよりも業務の手間や負担を減らすことができるでしょう。

導入実績

スクール管理システムを検討する際には、導入実績が豊富なシステムを選ぶのがおすすめです。さまざまな業種に対応してきた実績があり、多くの企業に選ばれているシステムであれば、信頼性が高く柔軟な対応が可能ということでもあります。公式サイトの導入実例などを参考に、自社に合った運用ができるかどうかもチェックしてみましょう。

コストパフォーマンス

システムの導入には、高額な費用がかかってしまうというイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。そのようなシステムもありますが、なかには導入時の費用負担がなく0円から始められるものや、会員数での従量課金がないシステムなどもあります。また、活用方法に合わせて選べるさまざまなプランを用意しているスクール管理システムもあるので、費用や機能などとのバランスを見ながらシステム選びをしましょう。

サポート体制

とくに初めてスクール管理システムを導入する場合、導入前や導入後にさまざまな不安を感じる可能性があります。だからこそ、サポート体制が充実しているシステムを選ぶのがおすすめです。

たとえば導入前のコンサルティングやセットアップ、操作説明などのサポートで安心して導入できる体制を整えてくれたり、導入後も万が一の際に電話やメール、リモートなどで有人サポートをしてくれるようなシステムであれば安心です。導入前に、どのようなサポートをしてくれるのかは必ずチェックしておきましょう。

情報セキュリティ体制

多くの個人情報を扱うスクールで利用するからこそ、情報セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことも大切です。使用しているサーバーが安全なものであるか、セキュリティ体制がどのように構築されているかなどを確認し、情報漏洩などへの対策が万全なシステムを選びましょう。

システムの操作性・自由度

新しいシステムをスムーズに導入するためには、どなたでも操作がしやすく、またスクールの運営に適したカスタマイズができることが大切です。どのようなスタッフでもすぐにシステムに慣れることができるよう、直感的に操作できるシステムを選びましょう。また、既存のシステムでは叶えられなかった細かな調整ができるかどうかも、導入前に必ず確認してください。

管理システム導入時に知っておきたいこと

初めてスクール管理システムを導入するスクールや、これまでのシステムから大きく変えるスクールなどは、導入時にいくつか注意したいポイントがあります。スムーズに導入するためにも、ぜひご紹介する内容を参考にしてみてください。

導入準備の重要性

システムをスムーズに導入するためには、スクール全体でのルールや運用プロセスを明確にすることが大切です。導入してすぐに問題なく稼働させるためには、スタッフへの操作教育も事前に行い、導入後の混乱を防止することも重要といえるでしょう。そのためには、導入前のサポートが充実しており、スクールごとの運営に合わせた提案や対応を行ってくれるシステム会社を選びましょう。

継続活用とフィードバック

スクール管理システムは、導入してから定着させるまでの方が難しいこともあります。継続してこそ効果を発揮するシステムでもあるので、定期的に使用状況などを見直しながら最適な運用を行えるようにしていくことが大切です。

また実際に使用しているスタッフからの意見も確認しながら、使い勝手や効率を向上させるための改善を続けていくことも、重要なポイントといえるでしょう。万が一のトラブルに適切なサポートをしてくれるスクール管理システムなら、導入後も不安を感じにくく継続利用しやすいはずです。

スクール管理システムを導入し運営業務を効率化させよう！

スクールの管理には生徒とのやり取りをはじめ、スケジュール管理や請求など、幅広い業務が求められます。これらの業務を効率化し、スタッフの負担を減らしつつコア業務に集中できるようにするためにも、ぜひスクール管理システムの導入を検討しましょう。さまざまなスクール管理システムがありますが、まずはいくつかのシステムを比較検討し、自社の運用に適したものを見つけてください。