ダンス教室の運営にスクール管理システムを導入することで、運営に関するスタッフの負担を軽減して業務効率化を目指せます。今回は、ダンス教室のスクール管理システム導入について、業務効率化のポイントなどを詳しく解説します。教室運営業務の自動化・スムーズ化を検討している人は、ぜひ参考にしてください。
スクール管理システムを活かした集客業務のポイント
スクール管理システムは、ダンス教室の集客にも活かすことが可能です。ここでは、スクール管理システムによる集客業務の効率化のポイントについて詳しく解説します。
システム利用により問い合わせフォームを設置できる
スクール管理システムを利用すれば、ホームページに問い合わせフォームを設置することが可能です。設置した問い合わせフォームから連絡があった顧客の情報は、管理システム内に見込み顧客として登録されます。
また、問い合わせフォームを利用した顧客に対する問い合わせの受付完了メールや、管理者に対する問い合わせのお知らせメールの送信も可能です。さらに、問い合わせフォームは複数パターン用意できます。資料請求・体験レッスン申し込み・入校に関する問い合わせなど、ニーズに合わせて使い分けられるのもうれしいポイントです。
資料請求・体験レッスン参加者を把握できる
スクール管理システムで資料請求・体験レッスンの問い合わせフォームを作成すれば受付情報がシステムに自動連携されるため、集客の機会を逃しません。単発レッスン・短期レッスンや、体験レッスンに参加した顧客に対してメールやDMなどでコミュニケーションを取り続けることで、入学者を効率的に増やせるでしょう。
チラシ作成にも活かせるのが魅力
体験レッスン・短期レッスンの受付フォームは、ホームページのURLやQRコードを利用することで自社のSNS、販促用チラシなどに掲載可能です。受付窓口をひとつにまとめられるため、データ管理の手間も省けます。
スペース確保・スケジュール管理におけるポイント
スクール管理システムを導入することで、ダンスレッスンのスペース確保やスケジュール管理にも役立てられます。管理におけるポイントは、以下の通りです。
レッスンの日程や利用するスタジオを管理できる
スクール管理システムでは、システム内のカレンダーを利用して生徒と日程を共有できます。レッスン日に合わせてスタジオを確保したらその都度カレンダーに反映すれば、スケジュールを簡単に管理・共有することが可能です。
振替レッスンの調整がスムーズになる
スケジュール管理の中でも、とくに複雑となるのは振替レッスンの調整です。たとえば、毎月のレッスン回数を固定して月謝制にしているダンス教室の場合、講師の体調不良でレッスンを中止する・生徒の都合でレッスンを欠席する際はほかのレッスン日に振替対応をするケースが多いでしょう。振替レッスンを設けることで、生徒の満足度が向上するというメリットがある一方で、調整が難しい・ダブルブッキングのリスクがあるなどのデメリットもあります。
振替レッスンの管理にスクール管理システムを利用することで、共有しているカレンダーの中から生徒側が都合のよい日を探してレッスンを予約できます。もちろん、管理者側の画面でも最新の予約状況を確認できるため、ダブルブッキングなどのリスクはほとんどなくなるでしょう。また、スタッフが振替レッスンの調整のために生徒と連絡を取ったりスケジュールを相談したりする必要もなくなり、業務効率化や人件費削減にもつながります。
月謝管理業務におけるポイント
スクール管理システムは月謝管理にも役立てることが可能です。ここでは、スクール管理システムを月謝管理に活かすためのポイントについて詳しく解説します。
集金システムで管理の手間をなくす
スクール管理システムの集金システムを利用することで、月謝制の料金支払いや口座引き落としにも対応可能です。また、支払いについては毎月・四半期ごとなどスクールのスタイルに合わせて設定を変更できるケースが多いです。
未払金の管理や督促も可能
ダンス教室の健全な運営には、生徒からしっかりと月謝を回収することが不可欠となります。未払があれば当然請求が必要ですが、生徒に支払いの督促をするのは決して気持ちのよい業務ではありません。さらに、未払金の管理が甘いと、すでに支払いを済ませた生徒に間違って督促してしまうリスクもあります。
スクール管理システムを導入すれば、生徒の月謝の支払い情報をリアルタイムで管理することが可能です。また、支払いの督促をメールやサイト上で自動化すれば、スタッフの業務負担や心理負担を軽減することにもつながります。
まとめ
今回は、ダンススクールでスクール管理システムを導入する場合の、業務ごとのポイントについて詳しく解説しました。スクール管理システムによって問い合わせフォーム設置や体験レッスンの参加者管理などをすることで、集客の機会を逃さずに入学者を増やすことにつながります。また、レッスンの日程やスペース確保をカレンダーに登録することで、生徒にレッスン情報・予約状況を共有可能です。さらに、カレンダーから生徒自身がレッスンの予約を取れるよう設定すれば、振替レッスンにおいてもブッキングなどのリスクをなくしてスムーズに日程調整できます。さらに、支払い管理業務をシステム導入により自動化すると、スタッフの月謝の未払い状況の把握や督促連絡の手間を省いてしっかりと月謝を回収できることでしょう。
