塾やカルチャースクールなどの運営は、バックオフィス業務が多いものです。社会全体でDX化が進む中、近年ではスクール運営にもデジタルツールの導入が進んでいます。業務を効率化したい場合は、システムの導入を検討するのがおすすめです。今回の記事では、スクール運営や管理業務におけるデジタルシステムについて解説しましょう。
スクール運営におけるデジタル化の例
塾やカルチャースクールでは、以前は紙資料を処理するアナログな方法が主流でした。
しかし、近年ではスクール運営においてデジタル化が推進されています。ここでは、スクール運営におけるデジタル化の例を紹介します。
オンラインレッスンの提供
対面式で実施していたレッスンをオンライン化する方法が挙げられます。コロナ禍を経験し、多くの人にとってオンラインレッスンは身近な存在となりました。
オンライン会議ツールや、ストリーミングサービスを活用すると、オンラインでレッスンを実施できます。受講者はわざわざスクールに出向かなくても、自宅でレッスンを受けられます。遠方に住む受講者でも学べることがオンラインレッスンの大きな魅力です。
デジタルツールを使用してカリキュラムを作成
生徒ひとりひとりがもつ学力は異なるため、個別指導塾では能力に合わせてカリキュラムを作成しています。しかし、カリキュラムを作成する作業は簡単ではありません。
そのような場合にカリキュラム作成ツールを使用すると、ひとりひとりの生徒に合わせてカリキュラムをカスタマイズできます。最適な指導プランを作成して、生徒や保護者に適切なアドバイスを提供できることでしょう。
運営・管理業務のデジタル化
業務報告書や申込書など、紙の資料を扱うスクールも多いはずです。しかし、デジタルを導入すると、手間や時間をかけずに一元管理できます。
指導報告書の作成や、生徒の学習状況や成績の管理もデジタル化できます。また、電子契約ツールを導入すると、紙の入会申込書をやり取りする必要がありません。あらゆる資料をデジタル化できます。
さらに、決済サービスと連携して、自動でレッスン料を回収する機能もあります。レッスン予約を自動化すると、スタッフの負担が大幅に軽減可能です。
自動でレッスンをリマインドする機能や、保護者にオンラインでお知らせ送信する機能もあります。また、スタッフの給与計算や、勤怠管理もデジタル化できます。
スクールのデジタル化を進めるメリット
スクール運営にシステムを導入すると、さまざまなメリットがあります。ここではスクール運営においてデジタル化を進めるメリットについて説明します。
顧客満足度や売上の向上
業務が多いことから、カリキュラム作成やレッスン準備の時間が取れない場合もあるでしょう。十分に学習指導ができないと、生徒の満足度が低下するリスクがあります。
そこで、わずらわしい管理業務などをデジタル化すると、スタッフが丁寧に生徒をケアできるようになります。これにより、顧客満足度の向上が期待できます。
また、オンラインレッスンを実施すると、遠方に住む受講者も学べます。新規入会者が増加するため、売上がアップにつながるでしょう。
人件費の削減
入会申込の手続きや、レッスン料の回収などをデジタル化すると、講師はレッスンやレッスン準備に専念できます。講師の働きやすさが向上し、残業や離職を防げます。
結果的に、人件費の削減が期待可能です。管理業務をデジタル化するツールは、毎月数千円程度から利用できます。
デジタル化を実施する際のポイント
スクール運営や管理にシステムを導入すると、さまざまな業務が効率的になります。しかし、デジタル化するときに注意するべきこともあります。ここでは、スクールでデジタル化を実施する際のポイントについて説明します。
一度にまとめてデジタル化しない
すべての業務を、一気にデジタル化することはおすすめしません。スクール運営にまつわる業務の中から、部分的にデジタル化を進めることが適切です。
時間がかかる作業をピックアップする
まずは、現在スタッフが時間をかけている作業をピックアップしてください。そして、デジタル化によって効率化できる業務を見つけましょう。
たとえば、生徒が欠席した場合の振替対応に特に時間がかかっているなら、振替手続きをデジタル化するのがおすすめです。このように、いま手間や時間がかかっている業務からデジタル化することが重要です。
バックオフィス業務からデジタル化する
スクールスタッフが多くの時間をかけているのが、バックオフィス業務です。そのため、まずはバックオフィス業務からデジタル化することをおすすめします。
バックオフィス業務は、レッスンのスケジュール管理や、会計管理、申込書管理などです。さらに、月謝やスタッフの給与計算、スタッフとの雇用契約書の管理などもふくみます。
これらのバックオフィス業務をデジタル化すると、スタッフはコア業務に集中できます。
まとめ
今回は、スクール運営におけるデジタル化のメリットについて解説しました。スクール運営でデジタル化を進めると、人件費削減などの効果が期待できます。デジタル化を進めるときは、バックオフィス業務から着手しましょう。細かい事務作業をデジタル化すると、スタッフはコア業務に集中できます。これにより、さらに質の高いレッスンやサービスを提供できるようになるでしょう。顧客満足度が向上すれば、新規入会者の増加や売上アップにつながります。
