学習塾の講師や塾長は業務量が多く、残業が多い仕事です。紙の書類を取り扱うなど、アナログな方法で管理している学習塾も多いはずです。しかし、学習塾に管理システムを導入することで、業務を大幅に効率化できます。今回の記事では、学習塾運営に管理システムを導入するメリットについて説明します。学習塾に勤める人は参考にしてください。
学習塾の管理にはシステムが不可欠となっている
近年では、さまざまな分野でDX化が推進されています。学習塾でも、ITの力によってさまざまな業務を効率的に処理できるようになります。
近年では、学習塾の運営において管理システムが欠かせない存在です。ここでは、学習塾の管理システムの特徴について説明します。
手作業していた業務を効率化
近年では、小規模の学習塾においても、便利な管理システムが活用されています。膨大な量の業務をデジタル化すると、さまざまなデータをパソコンで素早く集計できます。
これまで講師が手作業していた業務も、簡単に処理することが可能です。自動で生徒の成績管理でき、わずらわしい作業が大幅に減ります。
講師やスタッフの業務負担が減り、ストレスを軽減できるでしょう。働きやすさが向上し、人材の定着につながります。
また、生徒とコミュニケーションする時間を増やせるので、指導の質を上げられるでしょう。
入退館通知
入退館通知とは、生徒の入退室を保護者に伝えるシステムです。このシステムは、すでに多くの学習塾が導入しています。
保護者のスマホに通知が届くので、自分の子どもが塾に到着したり、帰宅したりしていることがわかります。子どもの居場所を把握できるので、忙しい保護者でも安心です。
メリット①塾運営の効率化
学習塾を運営するためには、さまざまな業務があります。管理システムを導入すると、塾運営を大幅に効率化できます。
生徒の個別管理
塾の形態としては、生徒ひとりひとりに合わせた指導を提供する「個別指導塾」が近年人気を集めています。学習塾は一斉授業を提供するだけでなく、講師がひとりひとりの生徒の学習状況を把握しているかが重視される傾向があります。
生徒数が増えるほど、紙やエクセルでの管理は手間が増えるものです。とくに定期テスト対策や受験対策では、教材準備が大変です。
しかし、管理システムを導入すると、生徒の個別管理が楽になります。ひとりひとりの習熟度をデジタルで管理すると、講師が指導するべき内容が提示されます。
これにより、講師が授業内容を検討する時間や手間を削減可能です。デジタル化すると、ひとりひとりの学力や何を学習すべきかが自動的にわかります。生徒が必要としている内容を的確に指導できるので、効率的に成績アップが期待できます。
勤怠管理や給与計算
講師のシフト作成や給与明細発行なども、塾運営には欠かせない仕事です。勤務記録にミスがあると、給与の計算ミスや未払いにつながります。
講師の給与に関する計算ミスがあると、信頼関係の悪化につながる場合もあります。そこで管理システムを導入すると、勤怠管理も給与計算も自動で集計可能です。
管理システムを活用すると人為的なミスが減り、トラブル防止も期待できます。
講師の働きやすさ向上
学習塾に管理システムを導入すると、講師の業務量を減らせます。効率的に教材準備できるようになり、的確な学習指導が可能です。塾業界では、人手不足が問題となっています。
しかし、管理システムを導入して講師の業務量が減れば、講師の負担や残業時間をへらせるでしょう。働きやすくなるので、離職率の低下にもつながります。
メリット②事務の効率化
学習塾では、塾長が事務作業まで管理する場合が多いです。そのため、塾長の負担が大きくなりやすいです。
さらに、紙の資料を取り扱ったり、エクセルで計算したりしている学習塾もあるでしょう。そこで管理システムを導入すると、学習塾におけるさまざまな事務業務を大幅に効率化できます。
月謝の請求・入金確認
毎月の月謝の請求と入金確認は、手間がかかる作業です。季節ごとの特別講座など、月謝以外の料金を徴収する場合も多くあります。そのため、人力で請求や入金確認を行うとミスが発生しやすいです。
しかし、学習塾に管理システムを導入すると、生徒が受講するコマを選択するだけで月謝が自動計算されます。手作業よりもミスが少なく、効率的に処理できるのが魅力です。
管理システムに決済機能がある場合は、さらに便利です。銀行振込や口座振替だけでなく、クレジットカードや電子マネーなど各種キャッシュレス決済に対応している管理システムもあります。これによって未回収を防止できるため、塾・保護者双方にとって利便性が高いでしょう。
営業活動
生徒に対する営業活動も、学習塾においては大切な仕事です。既存の生徒に対しては、個別指導授業のプラス提案が有効です。
管理システムを導入していると、生徒に合わせて自動的にカリキュラムを選び出します。通常授業とのつながりも保てるので、保護者が提案を断る可能性も減ります。
また、新規入会の営業に関しても、各学校のデータ管理が楽になります。これは、入塾者や退塾者が多い時期や、地域のニーズを把握しやすくなるためです。システムを構築すると、毎年安定した新規入会が期待できます。
メリット③生徒・保護者とのコミュニケーション
生徒や保護者とのコミュニケーションを大切にすると、信頼関係が築けます。アプリなどのシステムを活用すると、生徒や保護者とスムーズにコミュニケーションできます。
ここでは管理システムを使用した場合、生徒や保護者とのコミュニケーション方法について説明しましょう。
生徒とのコミュニケーションする時間が増える
講師が子どもとコミュニケーションをとる時間を確保することは、成績の向上を目指すうえで大切です。家庭と学校だけが、子どもたちの居場所であるとは限りません。
講師との相性がよいと、生徒は学習塾に対して安心感をもちます。居心地のよい学習塾が、生徒にとって第三の居場所となるケースは多いです。
管理システムを活用すると、講師がバックオフィス業務に費やす時間を減らせます。すると、講師が生徒とコミュニケーションする時間を増やせます。
学習面だけでなく学校生活など、生徒からの相談にも対応できるようになります。これにより、生徒と信頼関係を築けるでしょう。
保護者への授業報告
保護者とのコミュニケーションをおろそかにすると、学習塾に対する評判が悪くなるケースは多いです。手書きで授業報告書を作成する学習塾も、いまだに多数あります。
しかし、手書きのようなアナログな手段では非効率的です。生徒が多いほど時間がかかるため、講師にとっては大きな負担となります。そこで管理システムを導入すると、簡単に保護者に対して授業報告できるようになります。
メッセージ・掲示板・回覧板を活用
一件ずつ保護者に電話やメールで連絡する方法は、手間や時間がかかるものです。紙の手紙を生徒に渡しても、生徒が保護者に渡さないケースも多々あります。
そこでアプリ機能などを利用すると、学習塾と保護者が簡単にコミュニケーションがとれます。教室ごとに掲示板が利用できるので、学習塾の雰囲気を届けることが可能です。
また、塾からのお知らせは回覧板の機能を利用すると、保護者に周知できます。これにより、学習塾からの連絡事項を確実に保護者に届けられるでしょう。
まとめ
今回の記事では、学習塾運営における管理システムの特徴やメリットについて解説しました。学習塾では、生徒管理などの事務仕事が多いものです。とくに、塾長が多くの業務を抱えているケースも少なくありません。近年では、さまざま業界でデジタル化が進んでいます。学習塾運営においても、管理システムを導入することでバックオフィス業務を大幅に効率化できます。講師は本業である指導に集中でき、生徒とコミュニケーションする時間が確保可能です。さまざまなツールが登場しているので、最適な管理システムを見つけてください。
